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Die Pony Events Federation ist ein überregionaler Verein mit Sitz in Kamen (bei Dortmund), der Fan-Veranstaltungen vor allem für Bronies, die Fans der Fernsehserie „My Little Pony: Friendship is Magic“ ausrichtet. Ebenso unterstützen wir auf Antrag regionale Veranstaltungen, die von Fans in Eigenregie organisiert werden, finanziell, organisatorisch oder mit Ausstattung und Material.
Unser Verein ist im Vereinsregister des Amtsgerichts Hamm unter der Nummer 2265 eingetragen.
Unsere eigenen Veranstaltungen reichen von der größten europäischen Convention für Bronies über das erste deutsche Brony-Musikfestival bis hin zum Buckball-Turnier.
Wir haben uns im Jahr 2017 gegründet, um die Ausrichtung der großen Fantreffen, welche damals noch in den Hufen regionaler Vereine lagen, zu zentralisieren. Die Ausrichtung solcher Treffen ist mit einem erheblichen organisatorischen, finanziellen sowie rechtlichen Aufwand verbunden und für Vereine wie Vorstandsmitglieder mit einem hohen Risiko verbunden.
Das Ziel war und ist es, als Trägerverein Strukturen, Erfahrung und Fachwissen zu verbinden, um die optimalen Bedingungen für Großveranstaltungen zu schaffen. Eine Organisationsstruktur, welche Eigenverantwortung fördert und Abläufe synergetisch optimiert, sowie das umfangreiche Expertenwissen erfahrener Organisatoren bilden hierfür ein sicheres Fundament.
Organisation
Während die Mitgliederversammlung als zentrales Organ des Vereins die Geschicke bestimmt, führt der Vorstand das tägliche Geschäft.
Der Vorsitzende vertritt, gemeinsam mit dem zweiten Vorsitzenden, den Verein nach außen und tritt in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Geschäftspartnern auf. Er bestimmt das Leitbild und trifft Grundsatzentscheidungen.
Das operative Geschäft führt der Präsident. Er setzt die Entscheidungen des Vorstands um, koordiniert die Vereinsaktivitäten, entscheidet über Anträge, führt die Korrespondenz und erledigt Aufgaben der allgemeinen Verwaltung (Beschaffung, Personal, Finanzen etc.).
Um die finanziellen Geschicke kümmert sich der Schatzmeister. Zu seinen Aufgaben gehören Budgetierung, Buchhaltung, Finanzplanung, Controlling und Liquiditätsmanagement; ebenso sorgt er sich um steuerliche Angelegenheiten.
Unterhalb des Vorstands bestehen Abteilungen für einzelne Veranstaltungen und Sektionen für bestimmte Regionen. Sie sind keine festen Organe des Vereins, sondern lediglich lose Organisationseinheiten zur besseren Aufgabengliederung. Sie unterstehen unmittelbar dem Vorstand.
Abteilungen wird die Durchführung bestimmter Veranstaltungen unter Aufsicht des Vorstands anvertraut. Ihnen gehören neben mindestens einem Vorstandsmitglied die an der Organisation beteiligten Mitglieder und externen Mitarbeiter an.
Sektionen werden für eine bestimmte Region eingerichtet, um in ihrem Gebiet Veranstaltungen effektiver anzubieten und zu fördern. Sie stellen zudem den ständigen Kontakt zu Mitgliedern und übrigen Personen in der Region her.
Neben dem Vorstand und der Mitgliederversammlung sorgt ein drittes Organ, der Finanzbeirat, für Sicherheit und Transparenz. Er besteht aus dem berichtspflichtigen Schatzmeister und zwei Revisoren, die aus den Mitgliedern bestimmt werden.
Der Finanzbeirat hat das Recht, ständig über alle Geschicke des Vereins informiert zu werden und sämtliche Unterlagen einsehen zu dürfen. Er kontrolliert die Arbeit des Vorstands, insbesondere in finanziellen Angelegenheiten, und übernimmt die Buch- und Kassenprüfung. Er überprüft zusätzlich den Jahresabschluss und wird bei wichtigen Entscheidungen beteiligt.
Die Organisationsstruktur schafft eine optimale Verteilung der Arbeitsabläufe und sorgt für Sicherheit und Transparenz.
Mitglieder
Mitglied werden kann jeder, auch Vereine oder Gesellschaften. Minderjährige Personen bedürfen der Zustimmung des oder der Erziehungsberechtigten.
Unsere Mitgliederschaft ist in zwei Bereiche geteilt; Fördermitglieder und ordentliche Mitglieder.
Neben den Mitgliedern sind auch externe Mitarbeiter an der Durchführung einzelner Veranstaltungen beteiligt. Sie werden teilweise mit Vollmachten ausgestattet, um ihre Aufgaben eigenverantwortlich ausüben zu können.
Fördermitglieder unterstützen mit ihren Beiträgen unseren Zweck. Im Gegensatz zu ordentlichen Mitgliedern dürfen Sie allerdings kein Stimmrecht ausüben und keine Ämter des Vereins bekleiden – zu den Gründen unten mehr. Fördermitglieder erhalten jedoch vergünstigten Eintritt zu unseren Veranstaltungen, dürfen an vereinsinternen Versammlungen teilnehmen und erhalten je nach Budgetlage Aufmerksamkeiten. Sie können sich weiterhin ehrenamtlich als Helfer bei unseren Veranstaltungen engagieren.
Ordentliche Mitglieder haben ein Stimmrecht und können Ämter des Vereins bekleiden. Sie haben somit alle klassischen Mitgliedsrechte in einem Verein. Die ordentliche Mitgliedschaft ist jedoch an die aktive Mitarbeit an einer Veranstaltung gekoppelt, das heißt, dass ein ordentliches Mitglied immer als Organisator eine gewisse Verantwortung übernimmt.
Ein Wechsel des Mitgliedsstatus ist auf Anfrage möglich.
Dass nur ordentliche Mitglieder aktiv das Vereinsleben mitbestimmen dürfen, ist ein wesentlicher Eckpfeiler unserer funktionierenden Organisationsstruktur. Wir möchten, dass alle Beteiligten unserer Veranstaltungen eigenverantwortlich arbeiten können. Außerdem müssen wir, um langfristigen Erfolg zu bieten, nachhaltige Entscheidungen treffen können.
Wir denken daher, dass nur die Mitglieder die Geschicke des Vereins lenken sollen, die auch in seine aktive Arbeit eingebunden sind. Wir fördern so Eigenverantwortung, langfristige Planungssicherheit und Motivation.
Außerdem sind wir der Überzeugung, dass Entscheidungen mit einer derart großen finanziellen und rechtlichen Tragweite auf Grundlage tiefer und fundierter Einblicke in die geschäftliche Situation und aktuelle Betriebsabläufe erfolgen sollten, wie sie nur Personen haben können, die nur involvierte Mitglieder haben können.
Klassische Vereinsstrukturen bieten hingegen das Risiko, dass weitreichende Entscheidungen von nur oberflächlich involvierten oder ganz passiven Mitgliedern mitgetragen werden müssen. Dies hat in der Vergangenheit oft dazu geführt, dass eine Veranstaltung hauptsächlich von vereinsexternen Mitarbeitern getragen wurde, welche jedoch stets von den übrigen Mitgliedern abhängig waren. Dies begrenzt die Planungssicherheit stark und schafft insbesondere in Krisenlagen Unsicherheit.
Wenn Sie ordentliches Mitglied werden möchten, senden Sie uns bitte eine Bewerbung und schließen Sie in diese ein, welche Erfahrungen sie mitbringen und wie Sie sich einbringen möchten. Wir sind stets für jede Unterstützung offen!
Möchten Sie ordentliches Mitglied werden? Sprechen Sie uns an!
Transparenz und Kontrolle
Nicht nur die Organisationsstruktur und die Zusammensetzung der Mitgliederschaft sorgen für Sicherheit, Nachhaltigkeit und Transparenz.
In der Satzung sind zahlreiche Rechte für ordentliche Mitglieder und Fördermitglieder verankert, die zur Transparenz beitragen und insbesondere Missbrauch verhindern sollen.
Der Vorstand ist gegenüber der Mitgliederversammlung, dem Finanzbeirat und allen Mitgliedern zur Rechenschaft verpflichtet. Jedes Vorstandsmitglied hat sein Amt nach bestem Wissen und Gewissen auszuüben.
Jedes Mitglied hat das Recht, sich über Entscheidungen des Vorstands zu informieren. Die Einsichtnahme in Vereinsunterlagen wird gewährt, soweit datenschutzrechtliche Belange nicht entgegenstehen. Zusätzlich berichtet der Vorstand regelmäßig der Mitgliederschaft.
Gegen Entscheidungen des Vorstands können ordentliche Mitglieder zudem Beschwerde erheben. Über Beschwerden entscheidet der Finanzbeirat; dieser kann die Entscheidung des Vorstands bestätigen, den Vorstand auffordern, unter Berücksichtigung der Beschwerdegründe neu zu beschließen oder eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen, welche anstelle des Vorstands eine Entscheidung trifft.
Weiterhin können ordentliche Mitglieder jederzeit auf Antrag eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen und anstelle des Vorstands über eine Angelegenheit abstimmen oder eine Neuwahl des Vorstands beschließen.
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